Privacyverklaring

PRIVACYVERKLARING TEN BEHOEVE VAN SOLLICITANTEN

De Dienst van het Koninklijk Huis, hierna te noemen DKH, verwerkt als verwerkingsverantwoordelijke uw persoonsgegevens, omdat u bij onze organisatie solliciteert, reageert op een vacature of op andere wijze interesse toont om werkzaamheden te verrichten voor DKH. DKH verwerkt die persoonsgegevens in overeenstemming met de geldende privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In deze verklaring geeft DKH u informatie over hoe het uw persoonsgegevens in het kader van de genoemde activiteiten verwerkt en welke rechten u in dat kader heeft.

Verwerkingsverantwoordelijke contactgegevens

De contactgegevens van DKH zijn:

De Dienst van het Koninklijk Huis

Bezoekadres: Noordeinde 68, 2514 GL ‘s-Gravenhage

Postadres: Postbus 30412, 2500 GK ’s-Gravenhage

Website: https://www.koninklijkhuis.nl

Als u vragen heeft, of als u gebruik wilt maken van een van uw individuele rechten, kunt u contact opnemen met de Functionaris voor Gegevensbescherming.

Gegevens functionaris voor de gegevensbescherming

Functionaris voor gegevensbescherming: A.J.G. de Mooij

E-mailadres: fgb@dkh.nl

Doeleinden verwerking

Uw persoonsgegevens kunnen door u aan DKH, of aan een aan DKH verbonden persoon, worden verstrekt via per post of via een e-mail. Hierbij worden bijvoorbeeld NAW-gegevens, opleidingsgegevens of contactgegevens verstrekt.

DKH kan deze en andere verstrekte persoonsgegevens verwerken voor de volgende doeleinden:

• Het leggen en onderhouden van contact;
• Het beantwoorden van door u gestelde vragen of het verstrekken van door u gevraagde informatie;
• Het maken van een selectie van kandidaten om een sollicitatieprocedure mee te starten;
• Het doorlopen van een sollicitatieprocedure;
• Het voeren van een juiste administratie en intern beheer;
• Het behandelen van uw eventuele klachten en het oplossen van geschillen;
• Het doorlopen van de precontractuele fase met u en het kunnen aangaan van een (arbeids)overeenkomst met u;
• u toegang te kunnen verstrekken tot terreinen, gebouwen en lokalen van DKH;
• ter waarborging van de veiligheid van u, andere personen en goederen.

DKH verwerkt de verkregen persoonsgegevens alleen voor bovenstaande doeleinden. Als DKH voornemens is uw persoonsgegevens voor andere doeleinden te verwerken, zal DKH contact met u opnemen om u de kans te bieden bezwaar te maken tegen verdere verwerking. Dit zal gebeuren vóór een eventuele verdere verwerking, waarbij de informatie over dat andere doel en alle relevante verdere informatie met u zullen worden gedeeld.

Rechtsgrond(en) voor de verwerking

De verwerkingen in het kader van de hiervoor genoemde doeleinden hebben als rechtsgrond. Hieronder worden deze rechtsgronden toegelicht.

Toestemming

De rechtsgrond toestemming is van toepassing indien u vrije, expliciete, ondubbelzinnige toestemming aan DKH heeft gegeven om uw persoonsgegevens te mogen verwerken. Als DKH persoonsgegevens verwerkt op basis van de door u verleende toestemming, heeft u te allen tijde het recht deze toestemming in te trekken. Indien verwerking uitsluitend plaatsvindt op basis van de door u verleende toestemming, dan mag er, nadat u uw toestemming heeft ingetrokken, geen verdere verwerking meer plaatsvinden. Het intrekken van de toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan, onverlet.

Precontractuele maatregelen

In een aantal gevallen baseren wij de verwerking op uw verzoek tot het nemen van maatregelen vóór het sluiten van een overeenkomst met als doel het kunnen sluiten van deze overeenkomst. Als u bijvoorbeeld wenst dat DKH met u een arbeidsovereenkomst aangaat, is het noodzakelijk in dat kader een of meer van eerder genoemde persoonsgegevens te verwerken.

Belangenafweging

De verwerking van uw persoonsgegevens is in sommige gevallen noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van DKH of van een derde. In dat geval beoordeelt DKH of uw belangen en grondrechten of fundamentele vrijheden zwaarder wegen dan die gerechtvaardigde belangen. Alleen als dat niet het geval is, verwerkt DKH uw persoonsgegevens op grond van de grondslag van de belangenafweging.

Als DKH persoonsgegevens (mede) verwerkt op basis van een belangenafweging, dan zal DKH de gerechtvaardigde belangen vermelden en u hierover informeren.

Gevolgen niet verstrekken persoonsgegevens

DKH zal u vooraf informeren over gevallen waarin u verplicht bent om persoonsgegevens te verstrekken die vervolgens door DKH verwerkt moeten worden op grond van:

• een wettelijke of contractuele verplichting en/of;
• omdat dit een noodzakelijke voorwaarde is om een overeenkomst te kunnen sluiten.

In dat geval zal u tevens worden geïnformeerd over de gevolgen die verbonden zijn aan uw eventuele weigering om deze persoonsgegevens te verstrekken.

DKH maakt in de vacaturetekst duidelijk welke (persoons)gegevens minimaal benodigd zijn om te kunnen beoordelen of u toegelaten wordt tot de sollicitatieprocedure. Wanneer u deze persoonsgegevens niet (volledig) aanlevert, kan DKH besluiten u niet tot de procedure toe te laten. In iedere fase van de sollicitatieprocedure kan om aanvullende (persoons)gegevens worden gevraagd. Daarbij zal worden toegelicht wat de consequentie is wanneer deze (persoons)gegevens niet worden verstrekt. Wanneer DKH uiteindelijk besluit met u een arbeidsovereenkomst aan te gaan, kan DKH u eveneens verplichten aanvullende (persoons)gegevens te verstrekken om de overeenkomst aan te kunnen gaan. Ook dan zal worden toegelicht wat de consequentie is wanneer deze (persoons)gegevens niet worden verstrekt.

Bewaartermijnen

Als u algemene informatieverzoeken doet en/of vragen stelt, dan bewaart DKH uw persoonsgegevens die aan haar verstrekt worden zolang er onafgebroken contact is over één en hetzelfde onderwerp. Nadat er gedurende vier weken geen contact meer heeft plaatsgevonden, zullen uw persoonsgegevens binnen de daaropvolgende vier weken worden verwijderd.

Als u solliciteert of concreet interesse toont in een vacature of het verrichten van werkzaamheden voor DKH, dan bewaart DKH uw persoonsgegevens die aan haar verstrekt worden zolang de sollicitatieprocedure loopt en/of er over en weer interesse wordt getoond in het mogelijk aangaan van een arbeidsovereenkomst. Uw persoonsgegevens zullen worden verwijderd binnen de vier weken na beëindiging van de sollicitatieprocedure of wanneer er gedurende vier weken geen contact meer heeft plaatsgevonden, uiterlijk binnen de vier weken daarna. Het voorgaande lijdt uitzondering wanneer u toestemming geeft om uw persoonsgegevens langer op te slaan. In dat geval worden uw persoonsgegevens tot maximaal één jaar na toestemming bewaard.

In het geval van klachten of geschillen over het contact of de sollicitatieprocedure worden uw persoonsgegevens bewaard gedurende de behandeling van deze klachten en geschillen. Wanneer het duidelijk is dat een klacht of geschil is opgelost dan zullen de daarvoor bewaarde persoonsgegevens worden verwijderd.

Aanvullende informatie over verstrekking en verwerking

Uw persoonsgegevens kunnen aan relevante opsporingsinstanties worden verstrekt indien er in het kader van uw sollicitatie en/of indiensttreding een screening vereist is. Er is géén sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan derde landen of internationale organisaties.

Tot slot vindt er geen geautomatiseerde besluitvorming en profilering plaats.

Uw rechten

Op grond van de AVG komen u diverse rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens toe:

- het recht op inzage en kopie;

- het recht op rectificatie;

- het recht op gegevensverwijdering;

- het recht op beperking van de verwerking;

- het recht bezwaar te maken tegen de verwerking;

- het recht op overdraagbaarheid van gegevens;

- het recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming.

Indien u gebruik wil maken van uw rechten, kunt u een verzoek indienen via de in deze verklaring genoemde contactgegevens. Let op: bovenstaande rechten zijn niet absoluut. Dat wil zeggen dat DKH niet in alle gevallen gehoor hoeft te geven aan een verzoek ter uitoefening van één van voornoemde rechten.

Binnen een maand nadat DKH een verzoek ter uitoefening van één van voorgenoemde rechten van u heeft ontvangen, zal DKH u informeren. Daarbij zal DKH aangeven of en hoe aan uw verzoek gevolg gegeven en zo niet, waarom niet. Indien dit in verband met het verzoek noodzakelijk is, kan DKH de reactietermijn van een maand verlengen. DKH zal in dat geval binnen één maand aan u kenbaar maken binnen welke termijn alsnog gereageerd wordt. Het uitoefenen van de recht(en) door u is in beginsel kosteloos.

Indienen klacht bij de toezichthouder

Het kan zijn dat u, ondanks de zorgvuldige aanpak van DKH, een klacht heeft over de wijze waarop DKH uw persoonsgegevens verwerkt en/of met uw rechten omgaat. U kunt dan een klacht indienen bij de toezichthouder. In Nederland is de Autoriteit Persoonsgegevens de toezichthouder op het gebied van de verwerking van persoonsgegevens. De contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens vindt u via de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen

Deze privacyverklaring is opgesteld op 20 april 2021 en kan worden gewijzigd. Deze wijzigingen worden tijdig op een duidelijke wijze via deze website bekend gemaakt.

Mocht u nog vragen hebben naar aanleiding van deze privacyverklaring, dan kunt u contact opnemen via de in deze verklaring vermelde contactgegevens.